Хранение архива

Хранение архива документов для бизнеса

Каждое предприятие со временем накапливает огромное количество документов и нужных бумаг. Их сохранность необходимо обеспечить вплоть до прекращения деятельности организации. Государственная архивная служба в любой день может запросить какую-либо документацию. Руководство несет ответственность за надлежащее хранение архива бумаг для бизнеса.

Как хранить документацию

Чтобы по первому требованию найти и предоставить нужные бумаги, следует произвести их архивную обработку. Для этого проводится классификация и систематизация. Их разделяют на три основные группы:

• для отправки в общий архив;
• для хранения на месте;
• подлежащие ликвидации.

Архив документов упорядочивают, чтобы поиск был быстрым и удобным. Бумаги, отправленные в общий архив, удобно складывать в специальные короба, в каждый из которых вложена опись. Часть, которая остается в офисе, разделяется на группы:

• кадровая;
• управленческая;
• бухгалтерская.

Все текущие документы подшиваются в папки в определенном порядке, с учетом дат, корешки подписываются. Для хранения документов для бизнеса используют специальные стеллажи, рекомендуется влажность около 50%, стабильная температура (в идеале 17-19 °С) и мягкое проветривание.

Где хранить архив

Даже если вы очень аккуратно ведете документооборот, архивируете, своевременно уничтожаете лишние бумаги, их объем накапливается. В офисе это неудобно, а при переезде есть риск потерять половину. Хранение архива документов на складе – практичное решение для организаций любого масштаба:

• аренда складского помещения обойдется дешевле, чем расширение пространства офиса на ту же площадь;
• поддерживается стабильный микроклимат, бумаги не отсыревают, не разрушаются;
• боксы оборудованы системой пожаротушения, находятся под постоянным видеонаблюдением;
• доступ к архиву только у арендатора.

Компания «Складное место» оказывает услуги по хранению документов в Москве в специализированных складских терминалах, удобно расположенных рядом с транспортными развязками Москвы. Это отапливаемые охраняемые помещения, в которых поддерживаются оптимальные условия для сохранности бумаг. Наши преимущества:

1. Гарантия сохранности имущества, переданного на хранение. Все наши склады находятся под надежной защитой и сигнализацией.
2. Прозрачность расчета затрат на хранение. Все расходы прописаны в договоре.
3. Технологичность. Все наши склады оборудованы электронными системами контроля доступа.
4. Соблюдение температурного и влажностного режима. 
5. Сроки аренды не ограничены. Вы сами можете выбрать время хранения, при необходимости сроки могут быть продлены.
6. Удобное расположение. Вы можете выбрать склад, ближайший к вашему дому или офису.
7. Круглосуточный доступ. Вы можете забрать или оставить вещи в любое время при предоставлении документов.
8. Раздельная оплата. Нет необходимости отдавать всю сумму сразу.
9. Упаковка и доставка имущества. Мы берем на себя все погрузочно-разгрузочные и транспортные работы, включая упаковочные материалы: коробки, клейкую ленту, пленку.

Наши специалисты рассчитают необходимый метраж, подберут подходящее место в отапливаемом или холодном помещении на складе с индивидуальным или совместным доступом, и предложат самый выгодный тариф!